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団体旅行の幹事必見!計画時のコツと注意点

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団体旅行の幹事必見!計画時のコツと注意点

団体旅行の幹事必見!計画時のコツと注意点

大人数でまとまって移動する団体旅行は、個人旅行の企画とはまったく異なります。行き先を決めるのにもそれぞれの意見を聞くことが大切ですし、仕切り方によっては参加人数も大幅に変わってしまいます。 また、貸し切りバスや新幹線の予約、団体で宿泊する宿探しや旅行先でのアクティビティなど調べることもたくさんあります。


今回は、参加者に満足してもらえる旅行プランのつくり方や準備の仕方、団体旅行の幹事が気を付けるべき点について徹底解説します。大事なポイントをしっかりおさえて、安全で楽しい旅行を企画しましょう。





幹事の役割

団体旅行における幹事の重要な役割は、参加者が「楽しかった!」と思える旅行を計画、実行することです。個人旅行とは違い、大人数で移動したり観光や食事をしたりするため、ノープランで行動するわけにはいきません。参加者全員にスケジュールや旅行の内容をきちんと伝え、楽しい団体旅行にするための心配りや工夫をすることが大切なポイントです。一般的な団体旅行の幹事の仕事は、以下のような内容です。


1.旅行先の情報を収集、アンケートを実施する

2.旅行の目的やイメージを明確にする

3.日程や予算を決める。参加人数の把握

4.旅行会社にプランを相談する

5.人数確定、支払い手続き

6.旅のしおりや資料を作る

7.バスの座席や宴会場の席割などの事前準備

8.旅行当日は昼食や宴会の段取り

9.帰着時は忘れ物チェック

10.会計報告


これだけたくさんの仕事があるので、一人で幹事をやるのはなかなか大変。前回幹事を担当した人に相談してみたり、副幹事や会計スタッフを確保したりといった対策をしておきましょう。ひとりでも頼れる人がいれば、負担をぐっと減らすことができます。


旅行プランの立て方

旅行プランの立て方

多くのひとが「参加したい」と思ってもらえる旅行プランは、どのように立てたらよいのでしょうか。団体旅行の場合、行き先の希望もそれぞれに違います。もし幹事が独断で決めてしまったり一部の希望だけを聞いてマニアックな場所を選んだりすると、参加者が少なくなってしまうか、あちこちから不満の声が上がってしまうでしょう。


みんなが納得できる旅行先を決めるためには、いくつかの候補地から好きな場所を選び、投票してもらう方法がおすすめです。 もし同票で決まらない場合は幹事の判断で決定しましょう。「自分の希望を伝えられた」、「投票で決めた」ということであれば、多少の不満があったとしても納得してくれるでしょう。また、旅行先でやりたいことなどについても、事前にアンケートをとっておけば参加者の希望をきちんと把握することができます。


ホテルや旅館を決める際に重視したいのは、料金、立地、料理、部屋、口コミ評価の5つ。個人旅行よりも旅費に厳しい意識を持ちやすい団体旅行では、「高すぎる」という印象を与えないように気をつけることが必要です。また、社員旅行の場合は予算がある程度決められているはずなので、必ず事前に確認しておきましょう。


会費を安く抑えるためには、宿泊施設の料金をしっかり比較しておくことが大切です。中にはお得な団体割引がある宿や、観光と宿泊費がセットになった旅行プランを出している旅行会社もあります。旅行先に合わせて探してみてください。


他にも、アクセスがしやすいことや、旅行先ならではの美味しい食事が楽しめること、部屋の雰囲気がいいことなどのポイントを踏まえて絞り込んでいけば選択しやすくなります。また事前に口コミ評価では、宿泊する際の注意点なども知ることため、参考にしておくとよいでしょう。


団体旅行の準備はいつからはじめたらいい?

団体旅行の準備は早めがいい、とはいっても早く始めすぎるのも考えもの。参加者の出欠を取ったあとに予定が変更になることも多々あります。目安としては2~3ヶ月前から動き始めるのがよいでしょう。場所のリサーチやアンケートなど、早めにできることから取りかかり、その後正式な出欠を取ります。ギリギリまで予定がわからない人のためには参加申し込みの最終期限やキャンセル料がかからない期間をしっかりと伝えておきましょう。


ゴールデンウィークやお盆休みなどの混みあう時期に行く場合は早めの手配が必要かもしれません。半年前から動いても早すぎるということはありません。その際はおおまかな人数で予約をとっておき、参加者の人数が明確になったら旅行会社や宿泊先に微調整をしてもらえるよう交渉しましょう。この調整力こそが幹事の腕の見せ所でもあります。


団体旅行の幹事が把握しておく注意点

団体旅行の幹事が把握しておく注意点

幹事の主な仕事は旅行準備ですが、快適な旅をしてもらうために旅行中も気を抜くことができません。たとえば立ち寄る場所の時間配分やトイレ休憩といった基本的なことから、観光場所で雨天中止となった際の代替案や、ケガ人が出てしまったときの対応まで、さまざまな事態が想定されます。当日の動きを想定して事前に旅行会社に確認しておきましょう。


旅行当日に添乗員がいない場合は、幹事がスケジュール管理を任されたり参加者のサポートなどをしたりする必要があります。何かあったときにもすぐに対応できるよう、旅行会社としっかり打ち合わせをして注意点などを聞いておくことが重要です。


そして、大事な任務のひとつである「お金の管理」。旅行中には予期せぬ出費がつきものです。交通機関のトラブルでタクシーなどの手配が必要になったり、宿泊先で勝手に追加のお酒を頼んでいたり…。そんなときのために多めに集金して予備費をつくっておきましょう。予備費が余ったら旅行後の会計報告と共に返金するとスムーズです。


旅行中、特に夜間の外出時は預かっている旅行費用の保管に気を付けましょう。油断して盗難にあってしまわないよう、金庫やセキュリティボックスに入れておくことをおすすめします。お金を持ち歩く際には自分のお金と混ざってしまわないよう、旅行費用とは分けて持つことが基本です。


旅行が終わったとはいえ、そこで幹事の仕事も終わりではありません。きちんと会計報告を作成し、返金分があれば参加者に返金しましょう。その際に管理表で収支管理をしておくと、最後の清算も楽になります。


まとめ

団体旅行で大事なポイントは、参加しやすい予算で計画を立てて、しっかり予算内で収めること。また、参加者が満足できる旅行プランをつくり、詳細をきちんと伝えることです。


団体旅行の幹事は仕事が多く大変なイメージがあるかもしれませんが、工夫次第ではスムーズに予定を決めたり、参加者に楽しんでもらったり、やりがいも感じられるものです。任されたからには参加者から信頼される「名幹事」を目指しましょう! そのためにも、ここで挙げたポイントを見直し、余裕をもって計画を進めてみてください。

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