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社員旅行の幹事になった!一体何をすべきなの?一から十まで教えます

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社員旅行の幹事になった!一体何をすべきなの?一から十まで教えます

社員旅行の幹事になった!一体何をすべきなの?一から十まで教えます

 

「会社での社員旅行の幹事を任されてしまった。しかし、どのようなことから手をつければよいのかわからない……」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

 

ほとんどの社員が、社員旅行を楽しみにしていることでしょう。そんな社員旅行を、自分の手で台無しにすることはできない……とプレッシャーを感じてしまう方も多いようです。

 

 

せっかく社員旅行の幹事を任されたのなら、満足のいく社員旅行にしたいものですよね。そのためにも、まずは幹事がやるべき仕事を見ていきましょう。社員旅行に参加した全員が思い出深いものになるように、幹事の準備段階は踏ん張りどころです。

 

 

【幹事のお仕事1】まずは旅行先を決定しよう

一番初めの大事な決定は、まさに旅行先の決定です。例年同じ行先の会社もあれば、年によって行先を変えている会社もあるでしょう。この旅行先によって、社員旅行の満足度が大きく変わる可能性もあるほど、旅行先の決定は重要な選択です。

 

 

どのように決めれば、多くの社員から賛同してもらえるのでしょうか。ここでは、幹事主体で決めてしまわないということが大切です。

 

あくまでも、社員旅行は、社員全員の親睦を深めるためのものです。社員全員から平等に意見を集めることで、偏りのない旅行先の決めかたができます。

 

 

また、旅行先を決めるにあたり、おおよその場所を決めると同時に、気にしておきたい項目がいくつかあります。どのようなことに配慮して旅行先を決めていけばよいのか、確認してみましょう。

 

たくさんの人の意見を集めよう

先にも述べたように、幹事の考えだけで旅行先を決めてしまうのは、避けるべきです。社員旅行へ行くことを検討している時期の、おおよそ3ヶ月から4ヶ月前にまずするべきことは、社員旅行に関する社内アンケートを取ることです。

 

 

ひとつの方法として、社内アンケートで一斉に行きたい旅行先を挙げてもらい、多くの社員が挙げた場所を旅行先とする方法があります。この場合、意見がなかなか一致しない可能性もあるため、お試し感覚で調査の一環としてアンケートを取ってみてもよいでしょう。

 

 

また、幹事側でいくつか候補を出し、社員に投票してもらうというやり方も有効です。この際、候補に偏りがないように注意する必要があります。幹事が無意識ながらも「温泉に行きたい」と思っていたら、自然と候補に温泉が多くなってしまうこともあり得ます。

 

 

候補を挙げたら、一度ほかの幹事や同僚に確認してもらうとよいでしょう。先に社員に行きたい旅行先を挙げてもらい、その中に出たもののいくつかを候補に出すという方法もあります。つまり、上に挙げた2つの方法を組み合わせたものです。

 

旅行の行き先は、できるだけ多くの社員からの賛同のもとで決めたいものですよね。不満の声が出ないようにするためにも、旅行先の決定は慎重におこないましょう。

 

 

旅行先を決める際に重視したいこと

旅行先を決める際に、確認しておきたいこともいくつかあります。

 

〇立地

旅行先を選ぶ際に、立地は必ず気にしなければなりません。バスを貸し切って旅行先に向かう場合、長時間バスに乗り続け、朝出発したのに旅行先に到着するのは夕方……なんてことがあってはいけません。

 

また、電車で行く場合も同様です。旅行先に行くのに、2回も3回も乗り継ぎしなければ着かない……なんてことになったら、旅行先に着く頃にはくたくたになってしまいます。

 

せっかくだから遠いところまで足をのばしたいと考えてしまいがちですが、遠すぎる場所や移動距離が長すぎる場所はかえって不満が募る原因にもなります。当日の流れをイメージして、移動距離や旅行先の立地について、事前にチェックするようにしましょう。

 

 

〇予算

会社が用意できる社員旅行費用はどれくらいなのか、また例年どれくらいの費用で社員旅行をしているのかを確認する必要があります。予約してしまってから予算オーバーしてしまっていた……なんてことになったら大変です。

 

予算を踏まえて、予算内で行ける旅行先、宿泊先を選びましょう。そのため、社内で旅行先の投票をおこなう前に、候補に挙げる旅行先は予算内で行けるのかを確認すると安心です。

 

 

〇宿泊先の評判

案外多くの人が気にするのが、宿泊先についてです。予算のことばかりを考えすぎてしまうと、安く泊まれる宿を選んでしまいがちですが、社員旅行の場合、宿泊先でも長く時間を共にしますので、皆が快適に過ごせる宿泊施設を選ぶことが重要です。

 

おおよその旅行先も決まったら、宿泊先のリサーチをしますよね。この際、まずは宿泊先の評価を確認することが大切です。社員旅行の場合、宿泊先で夜ごはんや朝ごはんを食べることも多いですよね。せっかくの旅行であれば、料理もおいしいものを期待しているでしょう。

 

旅行サイトなどの口コミも活用し、検討している宿泊先の料理の評判、清潔さ、部屋の大きさなどはあらかじめ念入りに確認しておきましょう。しっかりと確認したうえで、予約をすることが大切です。

 

【幹事のお仕事2】旅行会社に見積り依頼をしよう

【幹事のお仕事2】旅行会社に見積り依頼をしよう

 

旅行先が決まったら、次にすることは、旅行の日程や行程の決定です。それをもとに、旅行会社を決める必要があります。ある程度の予算はあるものの、同じ旅行でもできるだけ安くしたいですよね。

 

同じ社員旅行でも、旅行会社によって費用は変わります。そのため、旅行会社を選ぶ際には、比較しながら、より理想通りの会社を見つけるのがコツです。

 

旅行の日程を具体的に計画する

まずは、旅行の日程や内容を具体的に計画しましょう。旅行会社を探す際に、日程や内容に合ったプランを紹介してもらうために必要です。

 

旅行の日程や内容で決めておきたいのは、

 

〇出発予定日

〇旅行日数

〇食事の有無、食事をとる場所

〇旅行先へ行く手段(バス・電車・飛行機など)

〇観光で行きたい場所

〇おおよその参加人数

 

などです。旅行会社に、より理想に近いプランを紹介してもらえるように、できるだけ細かい部分まで決めておけるとよいでしょう。

 

希望の旅行会社を探す

旅行の日程や行程が決まったら、希望の旅行会社を探します。この時に大切なのが、1社ではなく、複数社に見積りを依頼することです。同じ条件で複数社に見積りを依頼することで、希望に近いプランを提案してもらえます。

 

 

依頼しようと思っていた旅行会社よりも、今まで知らなかった旅行会社のほうが、あなたの会社に合ったプランを提案してくれるかもしれません。

 

 

例年同じ旅行会社に依頼しているという会社でも、これを機に一度比較してみるとよいでしょう。比較することで、より一層満足できる社員旅行となるのです。

 

 

【幹事のお仕事3】プランが決まったら社員にお知らせしよう

詳しい日程やプラン、旅行会社が決定したら、社員にお知らせしましょう。社員は、アンケートから今か今かと案内を待っていたかもしれません。正しい情報をきちんと届けるためには、案内状や旅のしおりなどきちんとした形でお知らせしたいものです。

 

 

また、出欠確認をとり、部屋割りをしたりすることも大切です。この段階で、どれだけ多くの社員に参加してもらえるかが決まります。そのため、案内状にも工夫を凝らしたいですよね。

 

 

案内状や旅のしおりなどを作成する

社員に周知するため、案内状や旅のしおりを作成する必要があります。案内状には、できるだけ詳しい内容を記載することが大切です。

 

・旅行日程

・旅行先

・会費が必要な場合は会費も記載

 

また上記に加えて、集合場所やその時間、旅行行程も記載します。旅行行程は、ゆとりのある旅になるよう、時間配分には余裕を持ちましょう。

 

さらに、旅行先の詳しい情報の載ったパンフレットなども用意できると、社員の旅行への意識も高めることができます。

 

社員旅行への参加を検討している社員の中には、この案内状や旅のしおりで参加するか否かを決める人も多いものです。少しでも多くの社員に参加してもらえるよう、具体性のある旅のしおりを作成しましょう。

 

出欠確認をとり、部屋割りやバスの席順などを決める

案内状や旅のしおりを配タイミングで、出欠確認をとりましょう。できるだけ多くの社員に参加してもらえるとよいですね。

 

 

出欠確認の結果をもとにして、部屋割りやバスなどの座席も決定しておきます。出欠確認の表には、アレルギーの有無や喫煙・禁煙の確認が取れる欄を作っておきましょう。

 

 

部屋割りは、宿泊先が喫煙可能である場合、喫煙か禁煙かによって部屋をわける必要があります。また、バスなど交通機関を使用して旅行先に向かう場合には、その座席も決めておくと当日スムーズに進めることができます。

 

 

部屋や座席を決定する際、社員の部署や交友関係も気にするとよいでしょう。面識のあまりない人と同じ部屋なのは、抵抗があるという社員もいることを忘れないようにしましょう。

 

【幹事のお仕事4】社員旅行の醍醐味と言えば宴会!しっかり計画を

【幹事のお仕事4】社員旅行の醍醐味と言えば宴会!しっかり計画を

 

さあ、家族旅行にはない、社員旅行の醍醐味といえば!そう、宴会ですよね。多くの社員が楽しみにしているからこそ、しっかりと綿密な計画をしたいものです。

 

宴会において、事前に決めておきたいことを確認しましょう。せっかくの宴会ですので、盛り上がり、楽しめるものにしたいですよね。

 

宴会内容を企画する

まずは、宴会の内容を企画しましょう。宴会はどのような流れにしたいのか、また例年の流れも参考にしながら企画します。

 

決めたいのは、

 

〇司会進行

〇乾杯の音頭

〇余興・出しもの

〇アトラクション(抽選会など)の有無

 

司会進行や、乾杯の音頭、余興に関しては、あらかじめ該当する社員に声をかけておかなければなりません。余興で必要なものがあれば、その用意もしましょう。

 

また、宴会では抽選会などをおこなうこともありますよね。抽選会をおこなう場合は、その景品の準備も必要です。

 

出欠確認の際はアレルギーの有無も確認しながら、旅行会社を通して料理も決めていきます。さらに、予算も加味しながら飲み物をどうするかなども詳しく決定していきましょう。

 

周囲への気配りを忘れずに

なかなかない社員旅行。だからこそ、多くの社員が宴会でハメを外してしまいがちです。アクシデントも起こらないとは限りません。事前に起こりうるアクシデントを把握し、起きてしまった際には迅速に対応しましょう。

 

 

社員旅行で最悪なのが、宿泊先や宿泊先のほかのお客さんに迷惑をかけてしまうことです。それを防ぐためには、幹事は常に周囲に気を配る必要があります。少しでもいつもと様子が違う、ハメを外していると感じた社員は、気をつけてみておきましょう。

 

【幹事のお仕事5】幹事の最後の仕事。それは報告書の作成!

さあ、楽しい旅行も終わり、ついに幹事の最後の仕事がやってきます。それは、報告書の作成です。社員旅行にかかった経費の精算からおこない、収支報告書の作成の後

 

〇請求書

〇領収書

 

を、会社の責任者に提出します。会社によっては、報告書に関してルールを定めているところもあるようです。報告書の作成方法がわからなかった場合、まずは前年度やその前の報告書を参考にしてみましょう。

 

幹事の仕事をすっきり終わらせるために、報告書はきちんと作成したいものです。不明点があれば、その都度確認しながら、正しい報告書を作りましょう。

 

まとめ

社員旅行は、多くの社員が心待ちにしているものです。だからこそ、幹事を任されたらプレッシャーを感じてしまうかもしれません。しかし、旅行が成功し、多くの社員から好評の声が聞こえれば、大きな達成感も感じられるものです。

 

 

社員全員が楽しめる社員旅行にするには、準備をしっかりと固めることが大切です。旅行先の決定から、詳細の決定まで、できるだけ多くの人の意見を聞きながら進めていけるとよいですね。

 

 

旅行会社を選ぶ際には、複数社に相見積りをとることをおすすめします。より理想の社員旅行にするためにも、旅行会社の選択は大切です。ぬかりのない準備をして、思い出に残る社員旅行を計画しましょう。

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