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社員旅行を経費で処理する条件3つ|福利厚生費と認められないNG例

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社員旅行を経費で処理する条件3つ|福利厚生費と認められないNG例

社員旅行を経費で処理する条件3つ|福利厚生費と認められないNG例

社員旅行を計画する場合、経費として認められる範囲を事前に知っておくことが大切です。基本的に社員旅行は、経費として処理することができるため、非課税となります。

しかし、税務調査において経費として認めてもらうことができる社員旅行には、条件があるのです。この記事でお伝えする条件を満たしていない社員旅行の場合、経費として処理することはむずかしいため、課税の対象となってしまう場合があります。

そこでこの記事では、社員旅行を経費として処理するために知っておきたい条件や、経費にできないNG例などをお伝えします。

社員旅行を経費にできる条件

社員旅行を経費として処理するためには、社員旅行の費用が福利厚生費として税務署から認められなければなりません。社員旅行が福利厚生費として認められれば、税法上、損金として扱われるため課税の対象とならず、節税対策にもつながるのです。

ここでは、社員旅行を経費にするために満たしておくべき条件をお伝えします。

【条件1】4泊5日以内の旅行であること

社員旅行が国内の場合、旅行日数は4泊5日以内と国税庁にて定められています。一般的に社員旅行の目的は、社員のコミュニケーションの活性化やリフレッシュ、モチベーションを高めることだといわれています。そのため、4泊5日を越えるような長い旅行となると、目的を逸脱していると判断されてしまうのです。

また、社員旅行の行き先が海外だった場合、旅行日数ではなく、滞在日数が4泊5日以内という定めになります。往復の移動日数は含まれないようです。

【条件2】従業員の50%以上が参加していること

社員旅行には、従業員の50%以上が参加している必要があります。ここでの従業員の定義は、正社員やパート、アルバイトなどすべての従業員です。

また、複数の工場や支店がある会社が、各工場、各支店単位で旅行する場合、それぞれの単位ごとで従業員の50%以上が参加する必要があります。参加人数が50%未満だと、社員旅行ではなく特定の社員の旅行と判断されてしまうようです。

【条件3】一人あたりの旅費が10万円程度に収まっていること

じつは、一人あたりの旅費の上限額には、明確な定めがありません。そのため、上限額の10万円程度とは、判例の結果になります。一人あたりの旅費が10万円を越える場合、豪華な旅行として捉えられ、福利厚生費としては認められない場合があるのです。

社員旅行を経費として申請するポイント

上記の3つの条件を抑えたうえで、以下のポイントにも気をつけて、経費の申請をおこないましょう。条件が満たされた社員旅行の場合でも、以下の準備ができていないと、税務調査で福利厚生費としての処理を否認されてしまう場合があります。

【就業規則に社員旅行をおこなう旨を記載する】
就業規則に社員旅行をおこなう旨を記載しておけば、社員旅行を規定に基づいて実行したことをアピールすることができます。反対に、社員旅行をおこなう旨を記載していなかった場合でも、必ず否認されるわけではありません。

あくまでも、おこなった旅行に私情が介入するといった疑いを低くするために有用な手段となります。

【社員旅行に関わる書類を保管しておく】
社員旅行が実際におこなわれたこと、つまり架空の旅行ではないことを証明するために、社員旅行に関わる書類はすべて残しておきましょう。具体的には、日程表や施設のパンフレット、旅費の請求書、領収書などがあげられます。また、書類ではありませんが、社員旅行の集合写真もあるとよいでしょう。

こんな社員旅行はダメ?経費にできないNG例

こんな社員旅行はダメ?経費にできないNG例

社員旅行を経費として処理するためには、先述の3つの条件を満たしていなければなりません。しかし、いくら気をつけていても経費として処理するためのポイントを逸脱している場合もあるのです。そこでここでは、よく間違えてしまいやすい社員旅行のNG例をお伝えします。

特定の社員や役員のみで行く旅行

特定の社員だけを対象にした旅行費は、経費として認められません。この費用は給与としてみなされるため、課税の対象となるのです。

また、役員のみで行く旅行費も経費としては認められません。役員の場合は、役員賞与とみなされるため、こちらも課税対象となります。

しかし、目的が旅行ではなく出張だった場合は、旅費交通費として処理することができるため、経費となり非課税になります。

社員旅行に不参加の従業員にお金を支給した場合

社員旅行に参加できなかった社員の公平性を考えた場合、参加できなかった社員にお金を支給する場合も考えられます。しかし、社員旅行の代わりだからといっても金銭の支給は経費として処理することはできず、給与扱いとなり課税対象になるのです。

また、社員旅行参加の可否を募る際、「旅行に参加する」、「旅行に参加しない代わりに旅費相当額を金銭やギフト券で受け取る」といった選択肢を設ける場合も考えられます。その場合、その社員旅行自体が経費処理できなくなってしまいますので注意が必要です。

取引先を接待するための旅行の場合

社員旅行は、従業員の50%以上が参加していれば、経費として処理することができるとお伝えしました。では、取引先を社員旅行に招待した場合はどうなるでしょうか。その場合、取引先の参加費用分については、交際費として処理することになるため、課税対象になります。

社員旅行費に関するよくある疑問

上記であげたNG例のほかにも、社員旅行に関するよくある疑問についてお答えします。

【パスポート代を経費処理できる?】
パスポートを取得する目的が社員旅行の場合、経費として処理することは認められていません。しかし、パスポートを取得する目的が出張など、業務をおこなううえで必要な場合、経費として処理することが可能です。

【社員旅行に家族を連れてきた場合、家族分も経費処理できる?】
条件を満たした社員旅行費は福利厚生費として扱うことができるため、経費処理できます。また、福利厚生とは、基本的に従業員にリフレッシュしてもらうことが目的です。

そのため、いくら従業員の家族といっても従業員本人ではないため、福利厚生費として扱うことはできません。もし家族を社員旅行に参加させる場合は、個人で旅費を負担することが一般的です。

研修旅行や視察旅行として企画する方法も

特定の社員や役員のみで行く社員旅行は経費としては認められませんでした。しかし、特定の社員の研修旅行や、役員による視察旅行など、目的が変われば旅費交通費として処理できる場合があります。そこでここでは、研修旅行や視察旅行について、旅費交通費として認められるポイントをお伝えします。

研修旅行・視察旅行とは

研修旅行とは、業務をおこなううえで必要となる知識や技能を修得することが目的の旅行です。この旅行は、業務を遂行するために必要となるため、旅費交通費として処理することが可能になります。そのため、旅行にかかった交通費や宿泊費用、専門知識や技術の修得費用を経費として処理できるのです。

また、視察旅行とは、会社の商品やサービスなど市場調査、現地調査をおこなうことを目的とした旅行です。自社工場の視察や現地に赴いた市場調査などが含まれます。視察旅行も研修旅行と同様、旅費交通費として処理することが可能です。

旅費交通費として認められるポイント

研修旅行費や視察旅行費を旅費交通費として認めてもらうためには、ポイントがあります。これらの旅行が観光目的だと判断されてしまっては経費として処理できないため、事業をおこなううえで必要な旅行であったことを証明することが大切です。

そのため、研修や視察の資料や領収書を必ず残しておくようにしてください。具体的には、日程表や研修資料、名刺、議事録、報告書、領収書一式などがあげられます。

社員旅行のメリットと成功させるポイント

社員旅行のメリットと成功させるポイント

社員旅行を経費として申請するためには、50%以上の社員が参加する必要があります。そのため、参加したいと思ってもらえるような企画力も大切です。そこでここでは、社員旅行に参加したいと思ってもらえる企画をする方法や社員旅行のメリットをお伝えします。

社員旅行のメリット

社員旅行を企画する前に、まず社員旅行をおこなうメリットについて認識しておきましょう。社員旅行をおこなうことで、社内のコミュニケーションが活性化します。普段は、同じ部署や支店内の人としか関わることがなくても、社員旅行でほかの部署や支店の人と交流することができるのです。

また、社員の一体感やモチベーションの向上にもつながる点もメリットになります。旅行先で長い時間を一緒に過ごすことで団結力が高まったり、リフレッシュになりモチベーションが向上したりするのです。

社員旅行を成功させるポイント

社員旅行を成功させるためには、従業員に楽しんでもらう企画も大切ですが、従業員の負担にならないように気をつけることも大切です。

【社員の希望を聞く】
社員旅行の行き先は、社員旅行の成功に関わる大切な要素です。できるだけ多くの従業員が行きたいと思っている場所になるように、希望を聞くのもよいでしょう。北海道や沖縄、温泉街など、いろいろな希望を聞き出すことで、より多くの従業員に満足してもらうことが可能です。

【自由時間を設ける】
充実したスケジュールを考えようとすると、スケジュールに隙がなくなってしまう場合があります。従業員の中には、団体行動が苦手な人や、親しい人と話す時間がほしい人もいます。そのため、スケジュールはいっぱいにせず、昼食前や夕食前など、一定の時間を自由時間として余白をつくっておくとよいでしょう。

【休日は避ける】
社員旅行の日程を会社の休日に設定すると不満がたまりやすい傾向にあるようです。やはり、社員旅行の目的のひとつはリフレッシュが目的ですが、普段接しない人とも時間を共にするため、気をつかって疲れてしまう人もいるのです。

しかし、社員旅行の日程を会社の休日に設定してしまうと、疲れがとれないまま会社の通常業務に入ってしまいます。そのため、社員旅行から帰ってきたら休むことができるように、休日の前に社員旅行をおこなうとよいでしょう。

まとめ

社員旅行を経費にできる条件は、4泊5日以内の旅行であること、従業員の50%以上が参加していること、一人あたりの旅費が10万円程度に収まっていることです。

さらに、これらの条件を満たすほかにも、就業規則に社員旅行をおこなう旨を記載したり、書類を保管しておいたりすることで、福利厚生費として認められやすくなります。

しかし、特定の社員や役員のみで行く旅行や、取引先を接待するための旅行の場合は、経費としては認められないため注意しましょう。

ただし、特定の社員や役員のみで行く旅行であっても、旅行の目的が研修や視察だった場合、旅費交通費として処理できる場合があります。

また、社員旅行には社内のコミュニケーションの活性化などメリットがありますが、企画自体に問題があった場合、メリットを享受できない場合も考えられます。

従業員にリフレッシュしてもらうことも目的のため、希望を聞いたり、自由時間を設けたりするなど、従業員の負担を減らす工夫をするとよいでしょう。

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